Als Kind war ich im Zirkus absolut gefesselt von den chinesischen Jongleuren, die auf ganz vielen Stangen gleichzeitig mehrere Teller zum Rotieren brachten. So geschickt, dass weder der Teller durch zu starke Drehung abhob und wie ein Ufo in die Zuschauermenge flog, noch dass ein Teller wegen zu geringer Geschwindigkeit auf dem Boden vor den enttäuschende Zuschauern in tausend Stücke zerschellte.

Immer wenn ich dachte: So jetzt schafft er es aber nicht mehr, jetzt eiert der letzte Teller in der Reihe so extrem, dass er garantiert runterfallen wird, griff der Jongleur zur Stange und rettete den Teller vorm sicher geglaubten Absturz. Mich faszinierte diese Kunst. Ich liebte die Spannung und war immer traurig, wenn die Nummer vorbei war.

Ich hätte stundenlang zusehen können, wie die optimale Schwingung der Stange den zerbrechlichen Teller an dem kleinen Porzellanrand in der Luft hält.

Später im Unternehmerleben kam ich mir oft wie der chinesische Tellerjongleur vor. An allen Ecken und Enden gab es ständig Teller zu drehen und sie vorm Herunterfallen zu bewahren.
Jongleuren zuzusehen und die Spannung zu genießen ist eine Sache, von einem Teller zum anderen zu rennen bringt aber einfach nur Stress. Mir ist auch klar geworden, dass so ein Jongleur auch nur eine begrenzte Menge Teller jonglieren kann.
Ich habe als Unternehmerin oft genug versucht zu viele Teller in Form von Aufgaben am Rotieren zu halten. Dass Teller runterfallen und zu Bruch gehen, war vorprogrammiert.

Besonders kritisch sind angefangene und nicht vollendete Aufgaben.
Du fängst etwas an, kannst es aus irgendeinem Grund nicht fertig machen, fängst die nächste Aufgabe an und noch eine, naja Du kennst das sicher…

Jede Aufgabe, die Du anfängst und noch nicht zu Ende gebracht hast, kostet Dich Energie, auch wenn Du aktuell gar nicht an ihr arbeitest.
So wie der Tellerjongleur nicht an allen Tellern gleichzeitig dreht, sondern die meisten Teller „alleine“ drehen lässt, darf er die nicht vergessen, weil sie schnell zum Problem werden.

Unser Gehirn räumt Rechenkapazität für alles Angefangene frei, damit es nicht in Vergessenheit gerät. Je mehr Unerledigtes und Angefangenes in unserem Kopf rumschwirrt, umso mühseliger und stressiger wird unser Arbeitstag. Unerledigte, angefangene Aufgaben blockieren unsere Leistung. Dieses Phänomen wird als Zeigarnik Effekt bezeichnet.

Die Personal Kanban Methode hat mir geholfen, die Teller entspannter zu jonglieren und den Kopf freizubekommen. Bei coveto ist das Kanban Board das zentrale System für alle Aufgaben in allen Unternehmensbereichen, egal ob Vertrieb, Rechnungswesen, Support und alle anderen Units. Die Einführung von Personal Kanban war für uns ein Produktivitätsbooster, deshalb nutzen wir alle Personal Kanban exzessiv.

Eine gute Nachricht für alle coveto User: In Deiner coveto Installation ist ein Aufgaben- und Wiedervorlagensystem nach dem japanischen Kanban Prinzip integriert. In der Hilfe findest Du auch einige Videos und Anleitungen dazu. Du kannst das System aber auch ohne Software anwenden.
Es gibt nur zwei einleuchtende und einfache Regeln:

Regel Nummer 1: VISUALIZE YOUR WORK.

Verschaffe Dir einen Überblick über ALLE offenen Aufgaben. Auch wenn, oder gerade, wenn es sehr sehr viele Aufgaben sind, wird dir dieser Schritt bereits Erleichterung verschaffen. Obwohl noch nichts erledigt ist, hast Du das gute Gefühl, den Überblick zu haben.

So setzt Du Regel Nummer 1 um:

  1. Erstelle Dir eine Pinnwand oder Whiteboard mit 3 Spalten. OFFEN | IN ARBEIT| ERLEDIGT

  2. Erstelle für jede Aufgabe, die Du noch erledigen musst oder möchtest eine Karte. Schreibe die Aufgabe auf die Karte.

  3. Packe alle Aufgaben in die Spalte offen.


Regel Nummer 2: LIMIT YOUR WORK IN PROGRESS

Limitiere die Anzahl der Aufgaben, die du gleichzeitig bearbeitest.
Genauso wenig wie der chinesische Jongleur eine unbegrenzte Anzahl Teller am Rotieren halten kann, kannst du beliebig viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen.

So setzt Du die Regel Nummer 2 um:

  1. Schiebe, klebe, pinne maximal drei bis fünf Aufgaben in die Spalte IN ARBEIT.

  2. Wenn du eine Aufgabe erledigt hast, dann wandert sie in die Spalte ERLEDIGT. Diese Spalte wird in Personal Kanban System auch Belohnungsspalte genannt.

  3. Erst wenn Du eine Aufgabe in ERLEDIGT verschoben hast, kannst du einen neue Aufgabe aus deinem Backlog (der Spalte OFFEN) in IN ARBEIT nehmen.
    Fortgeschrittene können das Board mit weiteren Spalten bestücken, die Aufgaben priorisieren und die Personal Kanban Technik weiter professionalisieren. Wenn Dich das interessiert schreib mir bitte, dann greife ich das Thema gerne nochmal auf.

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