In den letzten Wochen haben Sie mehrere coveto Updates erhalten. In diesem Artikel erfahren Sie, was coveto für Sie neu gelernt hat.

• Microsoft Outlook und Teams Integration
• Viele neue Features rund um die Dokumentenverwaltung
• Kennzeichnung von Wiedervorlagen mit Deadline
• E-Mail-Import ruft Mails automatisch ab
• BA-Maske Terminologie geändert
• Neue Profilversandmaske
• Übermittlung der Telefonnummer bei Indeed Apply
• REST-API

Microsoft Outlook und Teams Integration

Der coveto Termin Organizer wurde erweitert und verfügt jetzt über gleich zwei neue Funktionen: Zum einen können nun auch Microsoft Outlook und Teams Einladungen direkt über den Termin Organizer versendet werden. Das macht das Versenden von Videocall-Terminen deutlich komfortabler und schneller.

Zum anderen können Sie die Terminkalender Ihres Teams direkt in coveto übereinanderlegen. Mit diesem Kalenderabgleich sehen Sie schnell, wann ein Entscheider Zeit für ein Vorstellungsgespräch hat.

Termineinladungserinnerungen werden nun automatisch am Werktag vor dem jeweiligen Termin versendet. Damit diese neuen Features genutzt werden können, muss coveto zunächst mit Microsoft 365 verbunden werden.

Viele neue Features rund um die Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung in coveto wurde von Grund auf neugebaut. Dadurch kommen gleich mehrere neue Features hinzu.

Vorschau Recruiter können sich nun eine Vorschau der Dokumente direkt in coveto anzeigen lassen.

Mehrfach-Upload und Drag & Drop Dokumente können einfach per Drag & Drop hochgeladen werden (einzeln oder auch mehrere auf einmal)

Umbenennen und Zuordnen Dokumente können direkt in coveto umbenannt werden. Pro Dokument kann eine Verknüpfung zu einem Job oder Task hergestellt werden. So finden Sie schneller die zugehörigen Dokumente.

Löschfrist hinterlegen Es ist möglich, für Dokumente eine Löschfrist zu hinterlegen. Das ist interessant, falls Sie coveto über das Recruiting hinaus für das Onboarding oder als schlanke Personalakte nutzen.

Kategorisierung durch Tags Dokumente können nun mit Hilfe von Tags kategorisiert werden (z.B. Ausweis, Lebenslauf, Arbeitsvertrag, etc.). Das erleichtert die Übersicht bei vielen Dokumenten.

Entscheider-Extranet Wenn ein einzelnes Dokument nicht im Entscheider-Extranet sichtbar sein soll, kann es mit dem Tag „Vertraulich“ ausgestattet werden.

Möchten Sie grundsätzlich, dass nur freigegebene Dokumente sichtbar sind, dann können Sie in den allgemeinen Entscheider-Extranet-Einstellungen „Alle Dateien anzeigen“ deaktivieren. Anschließend sind nur noch Dokumente sichtbar, die den Tag „Entscheider-Extranet“ erhalten haben.

Kennzeichnung von Wiedervorlagen mit Deadline

Ob man Wiedervorlagen auf dem Board hat, bei denen die hinterlegte Deadline erreicht wurde, konnte man bisher nur auf dem Kanban Board selbst sehen. Damit Wiedervorlagen mit erreichter Deadline besser sichtbar sind, haben wir zwei kleine Änderungen vorgenommen: Zum einen erscheinen diese Wiedervorlagen nun auch rot hervorgehoben in der Kachel „Wiedervorlagen“ auf der Startseite. Dort sieht man nun also pro Board neben der Anzahl der eigenen offenen Wiedervorlagen auch, wie viele dieser Wiedervorlagen eine Deadline haben, die bereits erreicht wurde (rot hinterlegt).

Damit Wiedervorlagen mit erreichter Deadline auch mit der Einstellung „Wenige Details“ auf dem Kanban Board besser sichtbar sind, bekommen Sie nun außerdem einen roten Punkt direkt neben Ihrer Kurzbezeichnung.

E-Mail-Import ruft Mails automatisch ab

Bis jetzt hat coveto an verschiedenen Stellen in der Software angezeigt, wie viele Mails noch abzurufen sind und wie viele E-Mails bereits abgerufen, aber noch nicht importiert wurden. Das Abrufen der E-Mails musste bislang immer manuell geschehen. Durch das neue Update entfällt die Anzeige der noch abzurufenden E-Mails. Coveto ruft nun einmal in der Stunde alle Mails automatisch ab. Diese erscheinen daraufhin dann direkt bei den noch zu importierenden Mails. Natürlich ist es auch möglich, nach wie vor E-Mails auch manuell abzurufen.

BA-Maske Terminologie geändert

Die Begrifflichkeiten rund um die Übertragung von Jobs an die Bundesagentur für Arbeit haben wir nun so gestaltet, dass noch einfacher nachzuvollziehen ist, welche Auswirkungen die einzelnen Einstellungen haben. Das Feld „BA – Übertragung“ wurde umbenannt in „Soll die Stelle im System der BA veröffentlicht werden?“. Auswählbar sind – je nach aktuellem Status der Stelle – folgende Optionen:

• Nicht veröffentlicht
• Veröffentlichung beantragen
• Aktualisierung » Veröffentlicht
• Löschung beantragen
• Pausiert
• Gelöscht

Das Feld „Sichtbarkeit bei der BA“ wurde in „JOBBÖRSE der BA“ umbenannt und darunter platziert, um die Abhängigkeit der beiden Felder hervorzuheben.

Neue Profilversandmaske

Im Rahmen der neuen Dokumentenverwaltung wurde auch die Profilversandmaske grundlegend überarbeitet.

Übermittlung der Telefonnummer bei Indeed Apply

Bislang war es so, dass die Telefonnummer, die ein Bewerber in Indeed hinterlegt hatte, bei einer Indeed Apply Bewerbung in das Feld „Telefon“ in coveto übernommen wurde. Da Bewerber aber zunehmend Ihre Mobilnummer in Indeed hinterlegen, haben wir das Verhalten dahingehend umgestellt, dass die Telefonnummer von Indeed nun in das coveto Feld „Mobil“ übermittelt wird.

REST-API

Ganz neu am Start ist unsere REST-API. Diese Schnittstelle ermöglicht es, von außen sowohl lesend als auch schreibend auf coveto zuzugreifen. Sie kann dazu verwendet werden, eigene Schnittstellen zu bauen, sei es, um bspw. eine Anbindung an die eigene Website umzusetzen oder um automatisiert Daten aus coveto an eine andere Software zu übertragen. Auch No-Code-Tools wie Zapier, make oder Microsoft Power-BI können sehr gut mit einer REST-API zusammenarbeiten. Gegenüber der bereits bestehenden SOAP API bietet Sie gleich mehrere Vorteile:

• Als REST-API folgt sie einem weit verbreiteten und einfachem Standard, in den sich jeder Programmierer schnell einarbeiten kann.
• Der Zugriff erfolgt nun über API-Tokens, die in coveto angelegt werden. Pro API-Token kann gesteuert werden, über welche Zugriffsrechte dieser Token verfügen soll (bspw. nur lesender Zugriff auf Jobs, kein Zugriff auf Bewerber etc.)

Alle bei coveto registrierten Web-Entwickler wurden per E-Mail über die neue Schnittstelle informiert.