KI im Recruiting einführen: Was der EU AI Act erlaubt

Rechtlich: EU AI Act, DSGVO, „Dürfen wir das?“. Und praktisch: „Wo fange ich an, und was bringt es?“. Wer KI im Recruiting einführen will, steht vor genau diesen Fragen. Dieser Artikel beantwortet sie der Reihe nach.

Die Unsicherheit ist verbreitet. Nach einer Bitkom-Befragung von 2026 setzt erst jedes achte Unternehmen KI im Bewerbungsprozess ein. Viele Personalabteilungen warten ab, weil niemand einen Fehler machen möchte, wenn es um Bewerberdaten geht.

Das Abwarten hat einen Preis. Die Arbeit bleibt liegen, die KI abnehmen könnte: Unterlagen prüfen, Nachrichten vorformulieren, Gespräche vorbereiten. Die gute Nachricht: Beide Fragen lassen sich beantworten, die rechtliche und die praktische.

• Dürfen wir das? EU AI Act im Recruiting und DSGVO
• Sie entscheiden: wer KI nutzt und wofür
• Wo fange ich an? Erst der Workflow, dann die KI
• KI-Chat, KI-Teams und KI-Agenten: drei Wege in coveto
• Was bringt es? Fünf Aufgaben, bei denen KI im Recruiting sofort entlastet
• AI Office Hours: Wir lassen Sie mit der KI nicht allein
• Häufige Fragen zu KI im Recruiting
• Dürfen Unternehmen KI im Recruiting einsetzen?
• Ist KI im Recruiting nach dem EU AI Act ein Hochrisiko-System?
• Werden Bewerberdaten zum Training der KI genutzt?
• Wo fängt man mit KI im Recruiting an?
• Was ist der Unterschied zwischen KI-Chat, KI-Teams und KI-Agenten?
• Kann man die KI auf bestimmte Aufgaben beschränken?
• Entscheidet die KI über Bewerber?
• KI im Recruiting einführen: klein anfangen, sicher bleiben

Dürfen wir das? EU AI Act im Recruiting und DSGVO

Die kurze Antwort: Ja, wenn die KI assistiert und der Mensch entscheidet. Drei Punkte sollten Sie kennen.

1. Der EU AI Act schaut im Personalbereich genau hin. KI-Systeme für Beschäftigung und Personalmanagement können nach dem EU AI Act grundsätzlich als Hochrisiko gelten. Davon ausgenommen sind Systeme, die nur unterstützen, keine automatisierten Entscheidungen treffen und von Menschen kontrolliert werden.

coveto ordnet seine KI-Funktionen deshalb als Assistenzsystem mit begrenztem Risiko ein. Die Gründe:

• Die KI bewertet und wählt keine Bewerber automatisiert aus.
• Sie trifft keine eigenständigen Entscheidungen.
• Alle Ergebnisse prüft und gibt ein Mensch frei.
• KI-generierte Inhalte sind als solche erkennbar.

2. Bewerberdaten bleiben geschützt. cAIveto, die KI in coveto, bietet echtes EU-Hosting: coveto rechnet im europäischen Raum. Die Infrastruktur läuft bei einem europäischen Cloud-Anbieter in französischem Eigentum, ohne US-Muttergesellschaft. Es erfolgt kein Training mit Kundendaten. Die KI kommt nur nach Freigabe pro Benutzer und auf Anweisung eines Nutzers zum Einsatz.

Sie wählen zwischen drei Varianten. Alle drei laufen im EU-Rechenzentrum, bei allen dreien bleiben die Daten in der EU:

Wichtig ist der Unterschied zwischen Hosting und Modell. Das Hosting bestimmt, wo Ihre Daten verarbeitet werden: bei allen drei Varianten in der EU. Das Modell ist die Software, die dort rechnet. Mit der Auswahl des Modells EU.Sovereign haben Sie ein rein europäisches Modell, das auch ausschließlich in Europa gehostet ist. So arbeiten Sie ausschließlich mit EU-KI.

3. Die Verantwortung für den Einsatz liegt bei Ihnen. Als Unternehmen sind Sie Betreiber im Sinne des EU AI Act. Dazu gehört zum Beispiel, die Aufsicht durch Menschen sicherzustellen, betroffene Personen und Beschäftigte zu informieren und den Datenschutz einzuhalten. Legen Sie intern fest, dass KI-Ergebnisse der Vorbereitung dienen und Menschen die Entscheidungen treffen.

Wichtig: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Die Rechtslage kann sich nach der Veröffentlichung dieses Artikels ändern. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, den Einsatz von KI mit seinem Datenschutzbeauftragten abzustimmen.

Sie entscheiden: wer KI nutzt und wofür

KI ist in coveto optional. Sie entscheiden auf drei Ebenen:

• Ob: Nutzen wir überhaupt KI? Ohne Ihre Freigabe läuft keine KI. Regelbasierte Automatisierung, etwa die Eingangsbestätigung, funktioniert ohne KI.
• Wer: Die KI wird pro Benutzer freigegeben. Wer keine Freigabe hat, arbeitet ohne KI weiter.
• Wofür: Für jeden Benutzer legen Sie fest, welche Werkzeuge die KI verwenden darf. Diese Werkzeuge heißen Tool Calls.

Über die Tool Calls steuern Sie den Einsatz fein granular. Für jeden einzelnen Bereich setzen oder nehmen Sie das Recht, ob die KI damit arbeiten darf. Sie können zum Beispiel sagen: KI ja, aber nur für Stellenanzeigen. Oder: KI nur für das Matching. Oder: Die KI darf Bewerber und Jobs lesen und durchsuchen, aber nichts ändern und keine Nachrichten vorbereiten.

coveto hat dafür eine native, agentische KI-Integration. Die KI arbeitet direkt im System, mit den Rechten des jeweiligen Benutzers und nie darüber hinaus. Sie brauchen kein zusätzliches Tool und kopieren keine Bewerberdaten in fremde Anwendungen.

Auf Wunsch verbinden Sie coveto zusätzlich mit ChatGPT, Claude oder Copilot. Wie das funktioniert, lesen Sie im Artikel „MCP im Recruiting“.

Dazu kommen zwei Sicherungen, die immer gelten:

• Nachrichten warten auf Freigabe. Bereitet die KI eine E-Mail an einen Bewerber vor, landet sie im Postausgang. Verschickt wird sie erst, wenn ein Mensch sie freigibt.
• Alles ist nachvollziehbar. Jeder KI-Lauf ist ein Chat, den Sie nachlesen können. Administratoren können die Chat-Verläufe aller Benutzer einsehen.

Wo fange ich an? Erst der Workflow, dann die KI

Unser wichtigster Tipp: Konzentrieren Sie sich zuerst auf Ihren Workflow und nicht auf die KI.

Wer mit der Technik beginnt, sucht Aufgaben für ein Werkzeug. Wer mit dem Workflow beginnt, findet die Stellen, an denen ein Werkzeug wirklich hilft. Stellen Sie sich deshalb eine einzige Frage: Wo habe ich besonders viel Aufwand?

So gehen Sie vor:

1. Prozess aufschreiben. Notieren Sie Ihre Schritte von der Stellenanzeige bis zur Einstellung, in Stichpunkten.
2. Aufwand markieren. Wo wiederholt sich Arbeit? Wo bleibt etwas liegen? Wo warten Bewerber?
3. Eine Aufgabe auswählen. Starten Sie mit einer einzigen, klar umrissenen Aufgabe.
4. Ausprobieren und nachschärfen. Der erste Auftrag an die KI ist selten der beste. Prüfen Sie das Ergebnis und formulieren Sie genauer.
5. Erst dann ausweiten. Was im Kleinen funktioniert, übertragen Sie auf weitere Stellen und Aufgaben.

KI-Chat, KI-Teams und KI-Agenten: drei Wege in coveto

Die KI in coveto heißt cAIveto. Sie arbeitet auf drei Wegen. Welcher passt, hängt davon ab, wer die Aufgabe startet und wie viele Datensätze sie betrifft.

Chat. Sie stellen eine Frage oder geben einen Auftrag, cAIveto antwortet. Die KI kennt dabei den Zusammenhang in coveto, also Stelle, Unterlagen und bisherige Historie. Sie müssen nichts kopieren.

Teams. Sie filtern eine Liste und formulieren einen einzigen Auftrag. coveto startet dann für jeden Datensatz einen eigenen cAIveto, der sich um genau diesen einen Bewerber kümmert. Bis zu 500 Datensätze sind in einem Durchgang möglich. Vorab testen Sie den Auftrag mit einem Probelauf an einem einzelnen Datensatz.

Agenten. Sie beschreiben einen Auftrag einmal und legen fest, wann er läuft: zu einer Uhrzeit, an einem Wochentag, zum Monatsbeginn oder bei einem Ereignis wie einer neuen Bewerbung oder einem Statuswechsel. Der Agent arbeitet im Hintergrund, im Namen eines Benutzers und mit dessen Rechten. Sie können ihn jederzeit abschalten.

Wie Agenten bei großen Bewerberzahlen helfen, lesen Sie im Artikel „Bewerbungstsunami“.

Was bringt es? Fünf Aufgaben, bei denen KI im Recruiting sofort entlastet

Diese fünf Aufgaben kosten in fast jeder Personalabteilung viel Zeit. Sie eignen sich gut für den Einstieg.

1. Eingehende Bewerbungen auf Vollständigkeit sichten. Ein Agent prüft bei jeder neuen Bewerbung, ob alle Unterlagen da sind. Fehlt etwas, bereitet er eine individuelle, wertschätzende Nachfrage vor. Sie geben die Nachricht nur noch frei.

2. Bewerber individuell anschreiben. Die KI formuliert Nachrichten vor, die auf die Person eingehen, auf Basis der Unterlagen und der bisherigen Historie. Über Teams geht das für viele Bewerber in einem Durchgang. Jede Nachricht wartet im Postausgang auf Ihre Freigabe.

3. Matching mit K.O.-Kriterien und Dealbreakern. Das KI-Matching gleicht Bewerber mit Ihren Fragen zur Stelle ab und kennzeichnet K.O.-Kriterien und Dealbreaker. Die Auswertung startet nur auf Klick eines Benutzers. Ein K.O.-Kriterium führt nicht zur Absage: Der Bewerber steht lediglich weiter unten in der Liste, und Sie sehen die Begründung mit Belegen aus den Unterlagen.

4. Plausibilitätsprüfung von Bewerbungen. Passen Angaben und Dokumente zusammen? Gibt es die genannte Firma oder Hochschule, stimmen die Zeiträume? Die KI prüft das, auch mit Websuche, und liefert Hinweise auf Fake-Bewerbungen oder Unwahrheiten. Ob ein Hinweis trägt, beurteilen Sie.

5. Vorstellungsgespräche vorbereiten. Die KI fasst die Unterlagen zusammen und schlägt Fragen vor, die zu Stelle und Bewerber passen. Auch Ihre Entscheider in der Fachabteilung gehen so vorbereitet ins Gespräch. Mehr dazu im Artikel „Flaschenhals Abstimmung: Wie Recruiting und Entscheider schneller entscheiden“.

In allen fünf Fällen gilt dasselbe Prinzip: Die KI bereitet vor, der Mensch entscheidet.

Weitere Anregungen finden Sie in unserem Download „50 Ideen für KI-Einsatz im Recruiting“.

AI Office Hours: Wir lassen Sie mit der KI nicht allein

Eine Funktion freizuschalten ist leicht. Sie im Alltag sinnvoll zu nutzen, braucht Übung und Austausch. Deshalb begleiten wir unsere Kunden mit den AI Office Hours.

Die AI Office Hours sind kostenlose Live-Webinare für coveto-Kunden und dauern 90 Minuten:

• Teil 1: Best Practices zu Chat, Teams und Agenten, dazu die häufigsten Fragen aus dem Support.
• Teil 2: Ihre offenen Fragen. Sie können eigene Anwendungsbeispiele vorab einreichen.

So lernen Sie von dem, was andere Personalabteilungen bereits ausprobiert haben, und kommen schneller vom ersten Versuch zum festen Bestandteil Ihres Workflows.

Einen Überblick über alle sechs Recruiting-Herausforderungen finden Sie im Artikel „Recruiting-Herausforderungen im Mittelstand: 6 Pain Points“.

Häufige Fragen zu KI im Recruiting

Dürfen Unternehmen KI im Recruiting einsetzen?

Ja. Entscheidend ist, wie die KI eingesetzt wird. Unterstützt sie nur, trifft keine automatisierten Entscheidungen über Bewerber und wird von Menschen kontrolliert, gilt sie nach dem EU AI Act nicht als Hochrisiko-System. Die Pflichten als Betreiber liegen beim Unternehmen.

Ist KI im Recruiting nach dem EU AI Act ein Hochrisiko-System?

KI im Personalbereich kann grundsätzlich als Hochrisiko gelten. coveto ordnet seine KI-Funktionen als Assistenzsystem mit begrenztem Risiko ein, weil die KI keine Bewerber automatisiert bewertet oder auswählt und ein Mensch alle Ergebnisse prüft und freigibt.

Werden Bewerberdaten zum Training der KI genutzt?

Nein. Bei coveto erfolgt kein Training mit Kundendaten. Die KI läuft im EU-Hosting, bei einem europäischen Cloud-Anbieter ohne US-Muttergesellschaft. Ihre Daten bleiben in der EU.

Wo fängt man mit KI im Recruiting an?

Beim eigenen Workflow. Schreiben Sie Ihren Prozess auf, markieren Sie die Schritte mit dem meisten Aufwand und starten Sie mit einer einzigen Aufgabe, zum Beispiel der Prüfung eingehender Bewerbungen auf Vollständigkeit.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Chat, KI-Teams und KI-Agenten?

Im Chat stellen Sie eine direkte Anfrage. Mit Teams lassen Sie dieselbe Aufgabe für viele Datensätze gleichzeitig erledigen. Agenten starten ohne Ihr Zutun, zu einem festen Zeitpunkt oder bei einem Ereignis wie einer neuen Bewerbung.

Kann man die KI auf bestimmte Aufgaben beschränken?

Ja. In coveto legen Sie pro Benutzer fest, ob er KI nutzen darf und welche Werkzeuge (Tool Calls) die KI für ihn verwenden darf. So erlauben Sie KI zum Beispiel nur für Stellenanzeigen oder nur für das Matching.

Entscheidet die KI über Bewerber?

Nein. Die KI bereitet vor und macht Vorschläge. Den Bewerberstatus ändert nur ein Mensch, und Nachrichten an Bewerber werden erst nach Freigabe durch einen Menschen verschickt.

KI im Recruiting einführen: klein anfangen, sicher bleiben

Unsicherheit mit KI ist verständlich, aber kein Grund zu warten. Rechtlich zählt, dass die KI assistiert und der Mensch entscheidet. Praktisch zählt, dass Sie beim Workflow beginnen: eine Aufgabe, ein klarer Auftrag, ein geprüftes Ergebnis.

Welche Bausteine eine Recruiting-Software insgesamt mitbringen sollte, lesen Sie hier: „Wenig Ressourcen für Recruiting? Was eine Recruiting-Software für KMU leisten muss“.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Die Rechtslage kann sich nach der Veröffentlichung ändern. Stimmen Sie den Einsatz von KI in jedem Fall mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

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