Über 10 Jahre coveto, jetzt mit KI: Wie Andreas Schubert arbeitet
15.000 bis 20.000 Kandidaten. Kein Riesenteam. Und seit über zehn Jahren dasselbe Bewerbermanagement.
Das ist die Ausgangslage von Andreas Schubert, Gründer und Geschäftsführer von Contempo Solutions. 25 Jahre Zeitarbeit, Vermittlung und Personalberatung. Einer unserer ersten 100 Kunden.
Genau deshalb wollte ich ihn an unserem Stand haben. Nicht, weil er ein Techniker ist. Sondern weil er ein Praktiker ist, der einen sehr großen Pool mit einem kleinen Team bewegt. Die ideale Konstellation, um eine Frage zu beantworten, die mir Personaler und Geschäftsführer ständig stellen: Was macht die KI im Alltag wirklich? Nicht auf der Folie. Im Alltag.
Andreas hat am 21. Oktober 15 Minuten lang die Schatzkiste geöffnet. Hier ist, was drin war.
- 1. Der Chat schreibt das Profil. Andreas liefert, was nicht im Lebenslauf steht.
- 2. Bevor der Kunde anruft: Lebenslauf gegen Zeugnisse prüfen
- 3. Der Agent prüft jede Bewerbung auf Vollständigkeit. Auch nachts.
- 4. Firmenkunden und Bewerber anlegen, ohne ein Feld auszufüllen
- Wie Andreas vorgegangen ist: Erst privat, dann Chat, dann Agent
1. Der Chat schreibt das Profil. Andreas liefert, was nicht im Lebenslauf steht.
Das Erste, was Andreas mit der KI gemacht hat: Kandidatenprofile. Aber nicht die Sorte, die den Lebenslauf noch einmal abschreibt.
„Nicht unbedingt das, was im Lebenslauf steht, sondern das, was ich mit den Kandidaten besprochen habe: Wechselmotivation, in welchem Lebensabschnitt sie sich befinden, welche Visionen sie haben.“
Sein Ablauf ist simpel. Nach dem Gespräch kurze Notizen ins Feld, per Tastatur oder eingesprochen. Dann der Auftrag an den Chat: Schreib mir daraus ein Kurzprofil oder einen vertraulichen Bericht. Das geht zusammen mit dem Lebenslauf an den Kunden.
Warum das der entscheidende Punkt ist, hat Andreas besser erklärt als jede Produktfolie:
„Ein guter Personaler kann den Lebenslauf in zehn Sekunden lesen. Aber: Warum, weshalb, was ist erklärungsbedürftig? Gibt es vielleicht einen Bruch? Warum bewirbt er sich überhaupt auf die Stelle, warum schlagen wir ihn vor? Das ist die entscheidende Arbeit, die wir als Vermittler machen.“
Den Lebenslauf ins Profil kopieren kann jeder. Den Kontext liefern kann nur der Mensch, der das Gespräch geführt hat. Die KI macht daraus in Sekunden ein Dokument, das der Kunde gerne liest.
2. Bevor der Kunde anruft: Lebenslauf gegen Zeugnisse prüfen
Jeder, der vermittelt, kennt diesen Anruf. Der Kunde meldet sich und sagt: Da stimmt etwas im Lebenslauf nicht mit dem überein, was in den Zeugnissen steht. Peinlich. Und vermeidbar.
„Man ist ja selbst manchmal betriebsblind. Deswegen gewöhnen wir uns jetzt an, das prüfen zu lassen. Dass die KI einfach noch mal drüberschaut: Stimmt das alles in sich? Stimmen die Abläufe, oder hat er sich vertan?“
Der Chat bekommt Lebenslauf, Zeugnisse und Anschreiben und gleicht ab: Zeiträume, Arbeitgeber, Abschlüsse. Wo etwas nicht zusammenpasst, sagt er es. Nicht dem Kunden. Andreas. Und der klärt es mit dem Kandidaten, bevor das Profil rausgeht.
Derselbe Chat bereitet auch das Gespräch vor: Schau dir die Unterlagen an und gib mir Fragen zu den Stellen, die erklärungsbedürftig sind. Eine Lücke im Lebenslauf ist bei vielen Personalern ein K.-o.-Kriterium. Wer sie anspricht und klärt, macht aus einem K.-o.-Kandidaten manchmal den besten Vorschlag auf dem Tisch.
Ich sehe das bei Kunden, die so arbeiten: Es gibt regelmäßig Aha-Erlebnisse. Besser, ihr habt sie. Nicht euer Kunde.
3. Der Agent prüft jede Bewerbung auf Vollständigkeit. Auch nachts.
Hier wird aus dem Chat ein Agent. Der Unterschied in einem Satz: Den Chat rufe ich, der Agent läuft von selbst.
Andreas hatte ein klassisches Problem. Bewerbung kommt rein, sieht gut aus, Gespräch läuft gut. Und dann: „Der Kandidat ist vielleicht gut, aber ich kann ihn gar nicht versenden, weil etwas fehlt.“ Bisher hat sein Team das manuell geprüft. Manchmal fiel es erst im Gespräch auf.
Jetzt macht das ein Agent. Immer wenn eine Bewerbung eingeht, prüft er, ob die Unterlagen vollständig sind. Wenn nicht, bereitet er eine individuelle Mail an den Kandidaten vor: Das und das fehlt, bitte nachreichen.
Zwei Details zeigen, dass hier jemand aus der Praxis denkt:
- Der Agent wartet. „Wenn nach einer Sekunde ‚Achtung, da fehlt was‘ kommt, ist das nicht freundlich.“ Also 90 Minuten oder einen Tag später.
- Vollständig heißt nicht für alle dasselbe. Wem der Lebenslauf reicht, der fordert nur den an. Wer zwei Zeugnisse braucht, schreibt das in den Prompt. Andreas: „Für mich ist wichtig, dass außer dem Lebenslauf noch mehr da ist.“
Und die Mail geht nicht automatisch raus. Sie liegt fertig vorbereitet da, Andreas gibt frei. Das ist kein Zufall, sondern unsere Linie mit Blick auf den EU AI Act: coveto sagt niemandem selbstständig ab und verschickt keine ungeprüften Mails. Alles kommt auf dem Silbertablett, die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Andreas bringt es trocken auf den Punkt:
„Es geht ja Gott sei Dank nichts raus. Ich sage ja nicht: Schreib mal tausend E-Mails und verschick sie. Und hinterher merke ich: Oh, die waren alle falsch.“
4. Firmenkunden und Bewerber anlegen, ohne ein Feld auszufüllen
Software hatte bisher Klickpfade. Neu, Feld, Enter, Speichern, Tab. Viele haben sich dafür Notizen gemacht. Das fällt weg.
Andreas legt heute weder Firmenkunden noch Bewerber per Hand an. Er lädt hoch, was er hat, und sagt der KI, was sie damit tun soll.
„Signatur, Impressum, im besten Fall eine Stellenanzeige. Und dann sage ich der KI, sie soll es anlegen.“
Bei Bewerbern genauso. Unterlagen, die nicht per Mail kommen, sondern über ein Portal, per Post oder von einer kryptischen Absenderadresse: hochladen, „Leg mir das für den und den Job an“, ein paar Infos dazu, fertig.
Ich halte das für den größten Produktivitätshebel von allen. Wer heute noch Stammdaten und Historieneinträge tippt, sollte dringend darüber nachdenken. Sprechen ist um ein Vielfaches schneller als Tippen. Und wer hat schon Lust auf Datenerfassung? Mag es Menschen geben. Ich gehöre nicht dazu, Andreas auch nicht.
Wie Andreas vorgegangen ist: Erst privat, dann Chat, dann Agent
Andreas ist kein Frühstarter, der jede Funktion am ersten Tag anfasst. Sein Weg war unspektakulär, und genau deshalb funktioniert er.
„Tatsächlich habe ich KI erst außerhalb von coveto benutzt, für alles Mögliche, nicht nur für die Arbeit. Dann habe ich gesehen: Okay, es kommt immer mehr, probiere ich mal aus. Und so lasse ich jetzt Stück für Stück die KI Sachen erledigen.“
Newsletter gelesen, Webinare mitgemacht, Vorlagen aus der Software genommen und auf sich angepasst. „Ich muss es halt einmal machen oder ausprobieren.“
Drei Regeln, die sich aus seinem Vorgehen ableiten lassen:
- Erst Chat, dann Agent. Einen neuen Prompt zuerst mit einem Testkandidaten im Chat prüfen. Macht er das Richtige? Dann erst als Agent laufen lassen.
- Prompten ist iterativ. Der erste Prompt ist selten der beste. Wer sich schwertut, lässt sich den Prompt von der KI selbst bauen: Beschreib dein Ziel und sag ihr, sie soll dir alle Fragen stellen, die ihr noch fehlen.
- Was passt, wird Vorlage. Andreas: „Wenn es dann passt, kann ich es automatisieren oder als Vorlage hinterlegen.“
Und er ist nicht fertig. Als Nächstes will er die Kontaktdichte automatisieren. 10 oder 20 Kandidaten auf einer Stelle, der Kunde ist noch nicht so weit: Statt zehnmal auf Wiedervorlage legen, schreibt ein Agent allen ein kurzes „Dauert noch ein bisschen“. Und am Ende, wer nicht genommen wird, bekommt eine vorbereitete Absage.
„Du kannst noch so sauber mit Wiedervorlagen arbeiten. Wo Menschen arbeiten, klappt es nicht immer. Früher musste man filtern und das abarbeiten. So kannst du das automatisieren.“
Das ist der Punkt, an dem KI aufhört, ein Feature zu sein. Wenn die Agenten laufen, ist die Arbeitszeit nicht mehr an die Bürozeit gebunden. Sie bereiten vor und halten Kontakt, egal ob jemand am Schreibtisch sitzt.
Über zehn Jahre, 20.000 Kandidaten, ein kleines Team. Und jetzt ein paar Agenten mehr. Danke, Andreas, für den Blick in die Schatzkiste.
