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Anleitung - Profilvorlagen anlegen

Das Erstellen der Vorlagen (Bewerberprofile, Verträge, Fragebögen) funktioniert ähnlich wie bei einem Serienbrief in Word. Sie arbeiten mit Platzhaltern. In dieser ausführlichen Erklärung zeigen wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt Ihre erste Vorlage erstellen und was sonst noch wichtig ist.

Inhalt dieser Seite:

     

    Wie funktionieren Profilvorlagen?

    Sie erstellen eine Worddatei mit Platzhaltern und hinterlegen die Datei in coveto.

    Wenn Sie in coveto ein Profil erzeugen oder per E-Mail versenden möchten, tauscht coveto alle Platzhalter in der Vorlage durch die Daten des Bewerbers aus und erzeugt ein neues Dokument.

    Die Gestaltung der Vorlagen können Sie selbst bestimmen und so an Ihr Corporate Design anpassen.

    Sie können beliebig viele Vorlagen erzeugen, z.B. für unterschiedliche Berufsgruppen oder Niederlassungen.

    Viele Kunden nutzen das System nicht nur für Bewerberprofile, sondern auch als Vorlagen für Arbeitsverträge, Vermittlungsverträge, Fragebögen für das Einstellungsgespräch, etc.

     

    Einstellungen

    1. Globale Einstellung:
      Unter Administration » Allgemeine Einstellungen » Profil können Sie im Feld Profil-Vorlage die globale Vorlage festlegen, die für jeden Bewerber verwendet werden soll, wenn nicht eine Vorlage (siehe Punkt 3.) festgelegt wurde.
       
    2. Pro-Bewerber Einstellung:
      Unter Bewerber » Bewerber anzeigen » Bearbeiten im Reiter Profil können Sie auswählen, welche Profilvorlage für den einzelnen Bewerber angewendet werden soll. Wird hier keine Profilvorlage ausgewählt, wird die globale Version verwendet, die Sie unter  Administration » Allgemeine Einstellungen » Profil (siehe Punkt 2.) eingestellt haben.

     

    Vorhandene Vorlagen

    Zum Start stehen Ihnen vier Vorlagen zur Verfügung:

    • coveto
      Standard Vorlagendesign, wird in unregelmäßigen Abständen angepasst.
      Die Vorlage coveto eignet sich auch sehr gut als Ausgangsbasis für Ihre eigenen Vorlagen.
       
    • coveto-deckblatt
      Firmenangaben, Personenbezogene Bewerberdaten und Ihre Einschätzung zum Bewerber.
       
    • coveto-deckblatt anonym
      Deckblatt ohne Personenbezogene Daten.
       
    • coveto legacy
      Altes Vorlagendesign, wird nicht mehr verändert.

    Die vorhandenen Vorlagen können nicht bearbeitet werden. Sie können aber eigene Vorlagen erstellen.

     

    Ihre erste eigene Vorlagen erstellen

    Unter Bewerber » Administration » Profil-Vorlagen können Sie Ihre eigenen Vorlagen verwalten und laden neue Profile für die Verwendung in coveto hoch. Außerdem finden Sie hier das Verzeichnis aller verfügbaren Platzhalter, die Sie in die Profile einbinden können.

    Schritt 1. Vorhandenes Profil runterladen
    Die vorhandene coveto Vorlage ist ein guter Ausgangspunkt.

    Klicken Sie auf das Profil in der vorhandenen Vorlage coveto um die Vorlage herrunterzuladen und speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner.

     

     

     

    Wenn Sie später ein eigenes Profil erstellt haben, laden Sie statt der coveto Vorlage Ihre Vorlage herunter, falls Sie etwas anpassen möchten und nicht den letzten Stand der Datei auf Ihrem PC haben.

     

    Schritt 2. Profil anpassen
    Öffnen Sie die Datei in Word und passen Sie sie an Ihre Wünsche an. Sie können Texte ändern, Platzhalter entfernen oder andere einfügen, Farben ändern, etc.

    Für einen ersten Test empfehlen wir Ihnen, nur wenige Dinge zu ändern.

     

    Schritt 3. Neue Vorlage erzeugen
    Unter Neue Vorlage erzeugen geben Sie den gewünschten Namen Ihrer Vorlage ein, den Sie später global oder pro Bewerber auswählen können.

    Für einen ersten Test können Sie den Begriff "Test1" eingeben.

    Ein Vorlagenname kann später z.B. "Gewerblich" oder "Kaufmännisch" aber auch "Vertrag XY" sein. Innerhalb einer Vorlage speichern Sie dann die personalisierte und anonymisierte Profilvorlage.

     

    Schritt 4. Angepasste Vorlage hochladen
    Das angepasste Profil laden Sie über den Button "Neue Vorlagen-Datei hochladen" in Ihrer Installation hoch.

    Klicken Sie auf den "Durchsuchen" Button unter Vorlagen-Datei, um die eben geänderte Word-Datei auf Ihrem PC auszuwählen.

    Wählen Sie die eben erstellte Vorlage "Test1".

    "Typ der Vorlage" bleibt "Profil".

    Klicken Sie nun auf "Hochladen".

     

    Schritt 5. Einstellung und Prüfung
    Stellen Sie global oder bei einem Bewerber das neue Profil ein (oben unter Einstellungen erklärt).

    Prüfen Sie das Ergebnis, in dem Sie das Profil des Bewerbers unter Bewerber » Bewerber anzeigen » Bearbeiten » Dokumente öffnen.

    Wiederholen Sie die Schritte 2-5 bis Sie zufrieden mit Ihrem neuen Profil sind.

     

    Was ist "Typ der Vorlage"?

    Für jede Vorlage können Sie zusätzlich zum Profil noch eine abweichende Vorlage für das anonymisierte Profil hinterlegen.

    Wenn Sie bei der Generierung eines Profil "anonym" wählen, wird diese Vorlage verwendet.

    Existiert für die Vorlage keine anonyme Vorlage, dann werden einige relevante Daten wie der Name des Bewerbers durch ***** ersetzt.

     

    Was sind Platzhalter und welche stehen mir zur Verfügung?

    Alle Platzhalter haben den Aufbau $BEREICH_EIGENSCHAFT$. Sie finden eine Liste aller verfügbarer Platzhalter unter Bewerber » Administration » Profil-Vorlagen.

    Wichtig ist, dass der Platzhalter immer mit den Steuerzeichen ($) versehen ist und exakt die richtige Schreibweise hat. Sie können die Platzhalter direkt kopieren (STRG + C) und im Word Dokument einfügen (STRG + V). So vermeiden Sie Schreibfehler.

     

    Was sind Blöcke?

    Zusätzlich zu den normalen Platzhaltern gibt es noch folgende Blöcke, die sich bei der PDF Ausgabe ein- und ausblenden lassen.

        $BLOCK_BILDUNG$
        $BLOCK_BERUFSPRAXIS$
        $BLOCK_SKILLS$

     

     

    Falls Sie das Ein- und Ausblenden der Blöcke nicht verwenden, können Sie alle $_BLOCK...$ Platzhalter in Ihrer Vorlage entfernen.

     

     

    Jeder Block startet und endet mit dem gleichen Platzhalter. Alle Inhalte zwischen dem ersten und zweiten Platzhalter eines Blocks werden ausgeblendet, wenn Sie das in der Generierung der Profile angeben.

     

    Wie funktionieren Platzhalter für die Bilder?

    Beim Einfügen Ihres Logos und des Bewerberfotos kopieren Sie bitte die Grafiken aus der vorhandenen coveto Vorlage und benutzen Sie nicht die Platzhalter.

    Wenn Sie die "Logo-Platzhalter Grafik" verwenden, dann wird das Logo verwendet, dass Sie in den Einstellungen hinterlegt haben.

    Sie können Ihr Logo auch direkt als Grafik einbinden.

     

     

    Falls ein Platzhalterbild nicht durch das richtige Bild ersetzt wird, liegt das vermutlich daran, dass der Platzhalter nicht mehr im Alternativtext der Grafik hinterlegt ist.

    Im Zweifel kopieren Sie das Platzhalterbild erneut aus der coveto Vorlage.

    Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie eine Form eingefügt haben. Dies führt zu einem Konflikt. Lesen Sie hier die Lösung.

     

    Wie funktionieren Berufspraxis, Bildung, Skills (Tabellen)?

    Die Tabellen für die Werte Berufspraxis, Schul-, Aus- und Weiterbildung sowie Skills dürfen nur eine Zeile enthalten. Zudem verwenden Sie spezielle Platzhalter.

    Aus dieser einen Tabellenzeile werden so viele Tabellenzeilen, wie Daten in dem Bewerber hinterlegt sind.

    Wir empfehlen die Tabellen immer aus der vorhandenen coveto Vorlage zu übernehmen.

     

    Tipp für die Anzeige Ansprechpartner im Dokument

    Wenn Sie die Kontaktdaten der Person anzeigen möchten, die das Dokument erzeugt hat, dann empfehlen wir das Freitextfeld 4 aus den Benutzerdaten zu verwenden.

    Dort können Sie für jeden Mitarbeiter eine individuelle Signatur hinterlegen.

    In der Wordvorlage fügen Sie den Platzhalter $BENUTZER_FREITEXTFELD4$ ein.

     

     

    Zeilenwechsel innerhalb von Tabellen vermeiden

    Damit die Zeilen von Tabellenblöcken (wie beispielsweise bei Berufspraxis) nicht mit dem Seitenwechsel umbrechen, deaktivieren Sie bitte unter Tabelleneigenschaften » Zeile die Option „Zeilenwechsel auf Seite zulassen."

     

     

    Grafikelemente einfügen 

    Wenn Sie in den Profilvorlagen grafische Elemente verwenden möchten, dann müssen diese im Format gif oder jpg einfügt werden. Verwenden Sie nicht die Formen Funktion aus Word. Beim Einbinden von Formen entsteht ein Konflikt, der verhindert, dass das Foto des Bewerbers angezeigt wird. Gestalten Sie das grafische Element z.B. über Paint, speichern Sie es im Format gif oder jpg und fügen Sie es über die Word Funktion „Einfügen“ » „Grafik“ ein.

     

    Kann das nicht jemand für mich übernehmen?

    Gerne bieten wir Ihnen die Erstellung oder Überarbeitung der Profile als zusätzlichen Service an. Sie definieren wie Ihre Profile aussehen sollen und unsere Experten setzen die Profile für Sie um.

    Diese zusätzliche Leistung berrechnen wir zu unserem Stundensatz von 95,00 Euro netto.


     

    Kategorie: FAQ PROFILE, Neue Features