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Anleitung - Einen Bewerber manuell anlegen

In dieser Anleitung erfahren Sie wie Sie Bewerber manuell anlegen.

Hinweis

Es gibt weitere Möglichkeiten Bewerber anzulegen, die je nach Situation geeigneter sind:

  1. Eingang von Online Bewerbungen
  2. Excel Import von Bewerbern
  3. Import über E-Mail Eingang
  4. Über V-Card Import
  5. Bewerber anhand einer CV Datei anlegen
  6. Aus XING bewerben

Anleitung

In der Bewerberübersicht Bewerber anzeigen klicken Sie auf das Symbol Neuer Bewerber.

Der neue Datensatz öffnet sich in einem neuen Fenster. Sie erhalten folgende Ansicht:

 

 

Um einen Bewerber anzulegen, benötigen Sie nur wenige Angaben. Das versetzt Sie in die Lage auch dann Informationen zu einem Bewerber zu speichern, wenn Ihnen kaum Informationen vorliegen.

Pflichtfelder sind:

  • Die Kdn-Grp (Kundengruppe des Bewerbers)
  • Der Wert Aktiv: "Ja" oder "Nein".
  • Die Anrede "Herr" oder "Frau"
  • Der Vorname des Bewerbers
  • Der Nachname des Bewerbers

Falls vorhanden (kein Pflichtfeld) empfehlen wir auch gleich die E-Mail Adresse des Bewerbers einzugeben, um den E-Mail Import nutzen zu können.

Wenn Sie diese Informationen eingetragen haben, können Sie durch Anklicken des Bedienfelds Speichern die digitale Bewerbermappe anlegen.

 

Nach dem Speichern erscheint der Bewerber in der Bewerberübersicht:

 

Dokumente zum Bewerber manuell speichern:

Im zweiten Schritt empfiehlt es sich vorhandene Dokumente des Bewerbers hochzuladen, um die darin enthaltenen Informationen durch "Drag & Drop" in den Datenfeldern zu erfassen.

Es gibt zwei Möglichkeiten Dokumente zum Bewerber zu speichern: Dokumente manuell hochladen. Außerdem können Sie die Dokumente per E-Mail Import hinzufügen.

Achtung: Textbasierende Dokumente sind durchsuchbar. Das bedeutet, Sie müssen die Informationen nicht erfassen, um nach diesen suchen zu können!

Wenn Sie den Bewerber bereits abgespeichert haben und zur Gesamtübersicht gelangt sind. Dann klicken Sie auf  um den Bewerber weiter zu bearbeiten.

 

In der digitalen Bewerbermappe stehen Ihnen 8 verschiedene Reiter (ähnlich der Mappen in Excel) zur Verfügung. Wählen Sie den Reiter Dokumente aus:

 

Um Dateien hochladen zu können, klicken Sie auf das   Symbol. Dadurch öffnet sich oben die Leiste Datei auswählen, um Ihren PC nach den gewünschten Dokumenten zu Durchsuchen (Schritt 1). Haben Sie die Datei ausgewählt, klicken Sie auf Hochladen. Wenn Sie mehrere Dateien hochladen möchten, wiederholen Sie den Vorgang.

Die Datei wird dann im Bereich Dokumente abgespeichert und dargestellt:

Wechseln Sie jetzt zurück zu dem Reiter Stammdaten: Bei erfolgreichem Abspeichern der Dokumente werden diese jetzt dort angezeigt.

Um den Inhalt der Datei anzusehen, klicken Sie auf den Dokumenten Namen. Der Inhalt wird dann rechts angezeigt. Sollte kein Text angezeigt werden, lesen Sie bitte den Artikel FAQ - Warum wird von dem Bewerberdokument kein Text angezeigt?

Nun können Sie per "Drag & Drop" Inhalte in die Datenfelder ziehen.

 

Hinweise zu den einzelnen Bereichen der digitalen Bewerbermappe:

Stammdaten:
Hier erfassen Sie die klassischen Stammdaten, die für die Kommunikation mit dem Bewerber benötigt werden.

Die Stammdaten sind zur besseren Übersicht in weitere Rubriken untergliedert:

Basis Daten:
Das Notizfeld in den Basisdaten können Sie für Informationen nutzen, die Sie zum Beispiel immer auf der Bewerberübersicht als Spalte eingeblendet haben möchten.  

Rahmenbedingungen / Berufe
Hier ist das Feld Berufe besonders wichtig. Geben Sie die möglichen Einsatzorte des Bewerbers einfach durch Komma getrennt ein. Sie haben später die Möglichkeit über eine Freitextsuche die Eigenschaften wiederzufinden.

Profil
Profil Vorlage

coveto wendet immer das, in den Systemeinstellungen hinterlegte Profil an. Pro Bewerber können Sie hier diese Einstellung individuell verändern. Lesen Sie dazu auch die Anleitung Profilvorlagen anlegen.

Für jeden Bewerber können Sie verschiedene Skill Sets laden.

In das Feld "Attribut" wird die Fähigkeit/Kenntnis eingetragen

Wert: In das Feld "Wert" tragen Sie oder der Bewerber (über Extranet oder Online Bewerbungsformular der Stellenbörse) die Ausprägung ein.

Die Ausprägung kann eine Zahl (Schulnote) oder ein Begriff sein. Sie können die Werte auch als Sterne-Scoring ausgeben lassen.
 

Lesen Sie dazu auch unsere Artikel: Skill-Sets und Sterne Scoring
 

Symbolerklärung

Reihenfolge der Einträge verschieben (innerhalb der gleichen Kategorie wie z.B. Berufspraxis).
Neue Felder / Einträge hinzufügen
Einträge löschen
 

Checkliste

In der Checkliste finden Sie verschiedene Auswahlfelder, die für verschiedene Branchen (Luftsicherheit, Security, Gesundheitswesen, Lebensmittelproduktion etc.) relevant sein können.

Arbeitsagentur und AVGS
Die Anleitung für die Verwaltung der Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine der Agentur für Arbeit und der Jobcenter finden Sie unter: Anleitung - AVGS verwalten

Freitextfelder
Wie Sie Freitextfelder anlegen und nutzen erfahren Sie unter Anleitung - Freitextfelder einrichten

Bewerber aus V-Card erstellen
Lesen Sie hier wie Sie Bewerberdaten aus einer V-Card importieren.


Die weiteren Bereiche in der digitalen Bewerbermappe sind

Aktivitäten:
In den Aktivitäten hinterlegen Sie alle Informationen, Notizen, Aktionen die sich aus der Zusammenarbeit mit dem Bewerber ergeben. Lesen Sie hier die ausführliche Funktionsbeschreibung Anleitung - Aktivitäten erfassen
 

Hier befindet sich das "digitale Hängeregister" für den Bewerber.

Die ersten vier Dateien, sind die vom System erzeugten Profilvorlagen.
Lesen Sie dazu die Anleitung - Bewerber Profile an Firmenkunden versenden

Dokumente

Im Bereich Dokumente laden Sie alle Dokumente hoch, die zum Bewerber gehören. Hier finden Sie die Anleitung zum Hochladen

Mit diesem Symbol können Sie alle hinterlegten Dokumente zu einer Zip Datei zusammenfassen.
Mit Klick auf die Lupe, öffnen Sie das Dokument.
Durch Anklicken dieses Symbols werden die Inhalte der Dateien ausgelesen. Das ist dann erforderlich, wenn die Bewerbung als Online Bewerbung eingegangen ist.
Dieses Symbol klicken Sie an, wenn Sie Dateien löschen möchten.

Fotos

Fotodateien können Sie wie Dokumente hochladen. Sollten Sie das Bild nicht als separate Datei, sondern nur als Grafik im Deckblatt oder Lebenslauf vorliegen haben, lesen Sie was zu tun ist:  FAQ - Wie kann ich ein Bewerberfoto aus einem Dokument kopieren

Yasni

Yasni ist eine Personensuchmaschine, die Suchergebnisse aus verschiedenen Quellen im Web nach dem Namen des Bewerbers durchsucht und anzeigt. Bitte beachten Sie, dass die angezeigten Treffer nicht ausschließlich zu dem gesuchten Bewerber gehören müssen (Namensgleichheit).

XING

XING ist ein webbasiertes soziales Netzwerk, das sich als geschäftliche Kontaktplattform versteht. Sie bekommen nach Anklicken angezeigt, ob dort Profile mit dem Namen des Bewerbers vorhanden sind.

Google Maps

Anzeige des Wohnortes des Bewerbers auf der Google Maps Karte, Satellitenbild, Gelände oder google Earth 3D Kartenansicht. Zugriff auf den Routenplaner.

Terror

Lesen Sie dazu unseren Blogeintrag und die Funktionsbeschreibung

 

Kategorie: coveto, FAQ BEWERBER