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Anleitung - E-Mail Versand und Signaturen einrichten

Postausgang per E-Mail. Um E-Mails aus coveto versenden zu können, müssen Zugangsdaten zu Ihrem SMTP Server hinterlegt werden.

Bitte hinterlegen Sie folgende Daten:

 

 

Über das  Symbol können Sie das hinterlegte Passwort einsehen.

Hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen sich Tipps für die Eingabefelder.

Die Werte erhalten Sie durch Ihren Systemadministrator oder im Kundenmenü Ihres Providers (z.B. Telekom, 1und1, domainfactory, STRATO AG, etc.). Bei den Angaben für die E-Mail Ein- und Ausgangsserver (insbesondere SSL) sind die Vorgaben des Providers relevant. In den FAQ des Providers finden sich in der Regel Informationen, wie man ein E-Mail Programm einrichtet.

Es ist sinnvoll für den Versand aus coveto ein eigenes Postfach bei Ihrem Provider einzurichten.

E-Mail Signatur

Die wird an jede versendete E-Mail angehängt. Bitte beachten Sie beim Einrichten Ihrer Signatur die rechtlichen Vorschriften.

Sie können in der Signatur auch Platzhalter einfügen. Diese Felder beziehen sich ausschließlich auf die Datenfelder aus dem Bereich: Administration » Benutzer und Rechte » Benutzer. Wenn Sie eine E-Mail aus coveto versenden, erkennt coveto welcher Benutzer die E-Mail versendet hat und steuert die Daten entsprechend ein.

%Vorname% Vorname des Benutzers
%Nachname% Nachname des Benutzers
%Email%

Im Benutzer hinterlegte E-Mail Adresse

Antwortet der Bewerber oder Firmenkunde auf eine E-Mail aus coveto, dann wird die E-Mail an die beim Benutzer (Administration, Benutzerverwaltung, Benutzer) hinterlegte Adresse versendet.

%Telefon% Im Benutzer hinterlegte Telefon Nummer
%Mobil% Im Benutzer hinterlegte Mobil Nummer
%Fax% Im Benutzer hinterlegte Fax Nummer
%Freitextfeld1% Der im jeweiligen Freitextfeld hinterlegte Wert
%Freitextfeld2%
%Freitextfeld3%
%Freitextfeld4%
%Datum% Das zum Zeitpunkt des E-Mail Versandes aktuelle Datum im Format tt.mm.jjjj
%ISO Datum% Das zum Zeitpunkt des E-Mail Versandes aktuelle Datum im Format jjjj-mm-tt
%Uhrzeit%

Die zum Zeitpunkt des E-Mail Versandes aktuelle Uhrzeit

HTML E-Mail Versand

Unter Administration » Allgemeine Einstellungen können Sie im Reiter Postausgangsserver im Feld "SMTP CSS" Code für die Formatierung ausgehender E-Mails hinterlegen.

Damit können Sie E-Mails in Ihrem Corporate Design verschicken, in dem Sie z.B. die Schriftfarbe und Schriftart anpassen.

Den notwendigen CSS Code erstellt Ihnen unser Support gerne auf Anfrage kostenfrei.

Zugangsdaten testen

Vorteil: Einstellungen schnell und unkompliziert testen

Wenn Sie den E-Mail Versand eingerichtet oder verändert haben, können Sie eine Test E-Mail direkt aus den Einstellungen versenden, um zu prüfen ob alle Eingaben richtig sind. Klicken Sie auf den Link SMTP Daten testen, um festzustellen ob Ihre E-Mail Einstellungen richtig sind und die E-Mails versendet werden.

 

iCal

ICal Termin bei WVL senden. Wenn Sie dieses Feld mit "Ja" aktiviert haben, sendet coveto Ihnen den Termin im Ical Format an Ihr Postfach.

Die Einstellung gilt für alle Termine.

Tipp: Die Wiedervorlageliste in coveto ist eine Aufgabenliste. Es wird der Tag aber keine genaue Uhrzeit festgelegt.

Wenn Sie zu einer bestimmten Uhrzeit erinnert werden möchten, dann können Sie dies im iCal Format für den Eintrag in Ihrem Kalender anpassen.

 

Kategorie: FAQ ADMINISTRATION